Umowa powierzenia przetwarzania danych
Dokument stanowi załącznik do regulaminu i jest akceptowany elektronicznie przy zamówieniu usługi B2B.
1. Strony i role
Administratorem jest klient wskazany w zamówieniu. Podmiotem przetwarzającym jest: Michał Kapusta, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, adres: Krzywa 23a, 39-120 Sędziszów Małopolski, Polska, e-mail: [email protected], tel. +48 667 788 158.
2. Przedmiot i czas
Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych niezbędnych do działania bota, panelu, historii rozmów, leadów, bazy wiedzy i wsparcia technicznego. Trwa przez okres świadczenia usługi oraz krótki okres techniczny potrzebny do zwrotu lub bezpiecznego usunięcia danych.
3. Charakter, cel i kategorie
Operacje mogą obejmować utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, wyszukiwanie, odczytywanie, przesyłanie do modelu AI, ograniczanie i usuwanie. Cele: obsługa rozmów, odpowiadanie na podstawie wiedzy klienta, zbieranie leadów i utrzymanie systemu. Kategorie osób: użytkownicy strony klienta, potencjalni klienci, pracownicy i kontrahenci. Kategorie danych: dane kontaktowe, treść rozmowy, informacje o zapytaniu, identyfikatory techniczne oraz dane dobrowolnie przekazane w rozmowie.
4. Polecenia i poufność
KapustaLab AI przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, chyba że obowiązek wynika z prawa. Osoby upoważnione są zobowiązane do poufności.
5. Bezpieczeństwo
- kontrola dostępu i indywidualne konta;
- szyfrowanie transmisji HTTPS;
- ograniczanie uprawnień i rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa;
- kopie bezpieczeństwa i procedury odtwarzania;
- aktualizacje komponentów oraz ochrona sekretów;
- minimalizacja i okresowe usuwanie danych.
6. Dalsi przetwarzający
Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z dostawców niezbędnych do świadczenia usługi, w szczególności hostingu/VPS, Cloudflare, OpenAI, dostawców poczty i wsparcia. KapustaLab AI zapewnia nałożenie na nich odpowiednich obowiązków. O istotnej zmianie listy podwykonawców klient może zostać poinformowany z wyprzedzeniem umożliwiającym zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu.
7. Pomoc administratorowi
W rozsądnym zakresie KapustaLab AI pomaga w realizacji praw osób, ocenie skutków, konsultacjach z organem i obsłudze naruszeń, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania i dostępne informacje.
8. Naruszenia
Po stwierdzeniu naruszenia dotyczącego danych klienta KapustaLab AI informuje administratora bez zbędnej zwłoki i przekazuje dostępne informacje potrzebne do oceny zdarzenia.
9. Audyt
KapustaLab AI udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności. Audyt powinien być uzgodniony z rozsądnym wyprzedzeniem, nie może naruszać bezpieczeństwa innych klientów i co do zasady odbywa się na podstawie dokumentacji lub zdalnie.
10. Zakończenie
Po zakończeniu usługi, według decyzji administratora i z zastrzeżeniem obowiązków prawnych, dane są zwracane albo usuwane wraz z kopiami w terminie technicznie uzasadnionym, zasadniczo nie dłuższym niż 30 dni.